Cómo organizar una Tele Conferencia (evidencia)

Es indispensable realizar una planeación y organización de la teleconferencias: Lista de preparativos para una conferencia: Utilice esta lista para asegurarse de no haber olvidado nada importante y administrar mejor sus teleconferencias. Formulario de agenda de reunión: Complete este formulario y téngalo a la vista durante la conferencia para adherirse al plan. También puede enviárselo con anticipación a los invitados para que lleguen mejor preparados a la reunión. Formulario de actas de la reunión: Lo ayudará a hacer un seguimiento posterior de la agenda y pensar en nuevos temas para reuniones futuras. Formulario de comentarios: Pida a los participantes que lo completen tras finalizar la conferencia, para que así usted pueda conocer sus impresiones acerca de la reunión. También es una buena forma de hacer preguntas que los invitados quizás no habrían aceptado contestar por teléfono.

Normas de cortesía para las teleconferencias

• Asegúrese de estar en un lugar tranquilo donde no lo molesten.
• Use el equipo apropiado.
1. De ser posible, utilice siempre un teléfono con auricular conectado mediante cable a la línea telefónica. Asegúrese de PROBAR que el equipo funcione antes de una conferencia importante.
2. Los teléfonos celulares o inalámbricos tienen mayor probabilidad de causar estática u otros ruidos molestos que captan de las ondas aéreas.
3. Los teléfonos con altoparlantes captan muchos ruidos de fondo y a veces causan interrupciones debido a las limitaciones del equipo. Si usted utiliza un teléfono con altoparlantes, intente emplear uno "digital dúplex completo", ya que permitirá que todas las partes hablen al mismo tiempo sin interrupciones. Y si ninguno de los presentes en la habitación desea hablar, utilice el botón Silenciar del teléfono para evitar que los ruidos de fondo perturben la teleconferencia. Cuando alguien desee hablar, simplemente vuelva a presionar el botón Silenciar para desactivar la función.

• Desactive la función de conferencia en espera.

Algunas conferencias están configuradas para reproducir un tono de anuncio cuando una persona ingresa. Si su línea empieza a sonar por una conferencia en espera, habría confusión y se dificultaría el encuentro. La mayoría de las funciones de conferencia en espera se pueden desactivar marcando 70# antes de llamar. Consulte a su proveedor telefónico local si no está seguro de cómo hacerlo.

• ¡Sea puntual!

Es fundamental que el anfitrión o líder de la conferencia llegue unos minutos antes para saludar a cada uno de los participantes y decirles cuándo se puede comenzar. Su presencia durante esos primeros minutos también servirá para evitar cualquier debate prematuro que pudiera surgir antes de que usted esté listo.

• Preséntese al comenzar a hablar.

Quizás los demás no reconozcan su voz.

• No ponga su teléfono en ESPERA para hacer otra cosa.

La música de espera se escuchará en la conferencia y hará imposible que el resto de los participantes pueda continuar la reunión en su ausencia.

Respete el horario programado.

Respete los minutos asignados a cada tema en su agenda ¡y respete el tiempo de los demás!

• Concluya la conferencia con claridad.

Asegúrese de que todos los participantes sepan que la reunión ha concluido formalmente y manténgase en la línea para comprobar que todos hayan colgado.

Cómo fomentar el debate abierto

Si tiene problemas para que los invitados participen con libertad en las teleconferencias, intente implementar estos consejos:

• Tome asistencia antes de empezar la reunión. De este modo los participantes tendrán que hablar desde el comienzo y empezarán a conocerse las voces. Una buena estrategia es hacer una pregunta y pedir que cada uno vaya contestando al escuchar su nombre. Puede estar relacionada con el tema de la reunión (por ejemplo, el progreso de la semana hacia un objetivo) o puede ser algo más informal (qué hicieron el fin de semana) para que los participantes se relajen y se pueda crear un ambiente más personal.
• Asegúrese de que todos se conozcan. Si usted invitó a alguien nuevo a una reunión periódica, asegúrese de presentarlo ante el grupo con una breve descripción de sus antecedentes y de lo que puede aportar.
• Lleve nota de quiénes están hablando. Tenga a la vista durante la reunión una lista de todos los participantes y anime a participar a los que no lo estén haciendo. Convierta esta práctica en parte de sus teleconferencias para que todos sepan que fueron invitados para participar.
• A la hora de abrir el debate, tome la iniciativa. Haga la primera sugerencia o presente una serie de posibles temas para debatir. Esto estimulará el pensamiento de los participantes y les quitará el miedo a ser los "primeros".